Integritetspolicy

Svarad är en AI-telefonreceptionist för serviceföretag. Den här sidan beskriver vilka uppgifter vi behandlar, varför, och vilka val du har. Personuppgiftsansvarig är Svarad AI AB, org.nr 559592-7830, Hantverkargatan 37, 112 21 Stockholm. Det gäller uppgifterna om dig som företagare och om ditt företag: kontot, bolagsuppgifterna och betalningen. För uppgifterna om dina egna kunder, det som kommer in genom samtalen, är du personuppgiftsansvarig och vi personuppgiftsbiträde. Det betyder att vi bara behandlar dem för att leverera tjänsten åt dig. Frågor? Mejla kontakt@svarad.se.

Uppgifter vi behandlar

• Kontouppgifter: namn, e-postadress och mobilnummer för dig som företagare, samt det du fyller i om företaget. Vi sparar också ditt lösenord i en form som inte går att läsa tillbaka, när du senast loggade in, e-postadressen och referensen du vill ha på fakturan, firmatecknarens mejladress och företagets webbadress, och e-postadressen till det Google-konto du kopplar kalendern med. Kontouppgifterna behöver vi för att kunna ge dig ett konto och leverera tjänsten. Utan dem kan vi inte teckna något avtal.
• Ditt team: namnen på personerna du lägger upp i teamet på din sida, deras mobilnummer när du fyller i dem, och vilka jobb var och en gör. Vi använder uppgifterna för att boka jobben på rätt person, för att skicka besked om bokningar och jourlarm till personens mobil, och för att koppla akuta samtal under jouren till den som har jouren. Numret till den som har jouren, ditt eget eller en persons i teamet, läggs då in hos vår leverantör för röst och språkmodell. Det är du som lägger in dem, så berätta för dem i teamet att namnet och numret används på det sättet. Tar du bort någon som har bokningar pausas personen i stället, så att bokningarna fortfarande visar vem som hade jobbet.
• Kontaktformuläret: skriver du via kontaktformuläret skickas din e-postadress och ditt meddelande till vår inkorg.
• Bolagsuppgifter för nummerregistrering: registrerat bolagsnamn, organisationsnummer, bolagets adress, firmatecknarens mejladress och företagets webbadress skickas till vår telefonileverantör, enbart för att registrera ditt telefonnummer enligt svenska teleregler. Registreringsbeviset vidarebefordras direkt när du laddar upp det och sparas inte hos oss. Vi sparar bara kvittot på att det skickats in och vilket besked granskningen gav. Att lämna de här uppgifterna är ett krav enligt telereglerna och en förutsättning för avtalet: utan dem kan vi inte registrera något telefonnummer åt dig, och tjänsten kan inte startas.
• Samtal: när någon ringer ditt nummer behandlar vi det som sägs i samtalet. Vi sparar uppringarens namn och telefonnummer, adressen och ärendet, bokningen eller ärenderaden som skapas, en sammanfattning av samtalet, och hela samtalet i textform, ett så kallat transkript. Vi sparar också tekniska mått, till exempel hur långt samtalet var, hur snabbt receptionisten svarade och vilka åtgärder vår server utförde. De tekniska måtten och felsökningen vilar på vårt berättigade intresse av att kunna visa att tjänsten fungerar som utlovat, hitta fel och skydda tjänsten mot missbruk. Själva ljudet sparar vi inte hos oss: det behandlas i minnet direkt efter samtalet och slängs. Samtalet går genom vår leverantör för röst och språkmodell, och där sparas ljudinspelningen och texten tills vidare, utan någon bestämd tid efter vilken de raderas automatiskt. Uppgifterna används för att boka, skicka SMS och fylla din samtalsjournal, och transkripten använder vi dessutom för att hitta fel och göra receptionisten bättre. Till något annat används de inte, och de säljs inte vidare. Ringer någon vårt demonummer behandlas det samtalet på samma sätt.
• Samtalsminuter: för varje samtal till ditt nummer sparar vi datum, klockslag och längd, och hur lång del av samtalet som var kopplad till jouren. Det är underlaget för minuterna som ingår i abonnemanget och för extra minuter, och du ser det på din sida, i samtalslistan och i underlaget för månaden. För varje månad med extra minuter sparar vi också antalet och beloppet.

Sammanfattningens fritext tas fram med hjälp av en språkmodell. Innan texten skickas dit byter vi ut de personuppgifter vi känner igen, som namn, adress, postnummer och telefonnummer, mot platshållare, och sätter tillbaka dem först i den färdiga sammanfattningen. Resten av sammanfattningen bygger på vad vår server faktiskt gjorde i samtalet, inte på vad receptionisten sa att den gjorde.

Varför vi får behandla uppgifterna

Dataskyddsförordningen kräver att varje behandling vilar på en rättslig grund. Här är våra:

• Kontot och abonnemanget: vi behandlar uppgifterna för att kunna fullgöra avtalet med dig. Utan dem går tjänsten inte att leverera. Samtalsminuterna, alltså längden på varje samtal, behandlar vi på samma grund, för att kunna debitera enligt avtalet.
• Bolagsuppgifter och registreringsbevis: rättslig förpliktelse. Svenska teleregler kräver att den som tilldelas ett telefonnummer är registrerad och känd.
• Samtalen, bokningarna och SMS:en: här är du personuppgiftsansvarig och vi ditt personuppgiftsbiträde. Vi behandlar uppgifterna på ditt uppdrag enligt avtalet, inte på egen grund, och till inget annat än att leverera tjänsten åt dig. Att samtalstexten också används för att hitta fel och göra receptionisten bättre ingår i uppdraget.
• Ditt team: här är du, precis som för samtalen, personuppgiftsansvarig och vi ditt personuppgiftsbiträde. Vi använder namnen och numren på ditt uppdrag, bara för att boka jobben, skicka besked och jourlarm till rätt person och koppla akuta samtal under jouren till den som har jouren.
• Mötesbokningen: uppgifterna du lämnar när du bokar ett möte med oss behandlar vi för att kunna boka och hålla mötet du bett om, alltså åtgärder innan ett eventuellt avtal.
• Tekniska mått, felsökning och skydd mot missbruk: vårt berättigade intresse av att tjänsten fungerar som utlovat och inte utnyttjas.
• Fakturor och bokföringsunderlag: rättslig förpliktelse enligt bokföringslagen.
• Kakan som håller dig inloggad: den behövs för att du ska kunna använda din sida och kräver därför inget samtycke. Vi har inga kakor för marknadsföring.

Kakor och det som sparas i din webbläsare

Vi använder inga kakor för statistik, annonser eller spårning, och vi följer dig inte till andra webbplatser. Det enda vi sparar är det som krävs för att du ska kunna vara inloggad och för att du inte ska tappa det du skrivit.

• Inloggningskakan (sid): sätts när du loggar in eller registrerar dig. Den kan inte läsas av skript på sidan. Klickar du dig hit via en länk från en annan webbplats följer kakan med, så att du är kvar inloggad, men den skickas inte när en annan webbplats gör anrop eller skickar formulär till oss i bakgrunden. Det är ett skydd mot att någon annan sajt utför något i ditt namn. I drift skickas kakan bara över krypterad anslutning. Den gäller i 30 dygn och förlängs så länge du använder din sida. Loggar du ut tas den bort direkt.
• Dina svar i registreringen: sparas i webbläsarens egen lagring så att du kan stänga fliken och fortsätta senare. Det som sparas är svaren du har fyllt i: företagets namn och bransch, bolagets namn och organisationsnummer, bolagets adress, din webbplats eller företagssida, företagets mejladress, ditt namn, ditt mobilnummer och din mejladress, samt vilken skärm du stod på. Lösenordet sparas inte. Posten ligger kvar i sju dygn räknat från första sparningen, och är den äldre än så kastas den nästa gång du öppnar registreringen. Detsamma gäller om posten är tom eller ofullständig. Den tas också bort så snart kontot är skapat.
• En markör för fliken: när kontot är skapat sätter vi en markör som lever så länge fliken är öppen, så att en omladdning landar rätt i registreringen i stället för att börja om från början.

Sidornas typsnitt hämtas från Googles typsnittstjänst när sidan laddas. Då ser Google din IP-adress, men ingen kaka sätts av det. Din IP-adress används också en kort stund i vårt eget minne för att bromsa massregistreringar och gissade lösenord. Den skrivs inte till databasen och inte till våra loggar.

Så räknar vi besök

Vi vill veta hur många som besöker sidorna, så att vi kan se vad som fungerar. Vi använder inget analysverktyg för det utan räknar själva, och vi räknar så lite som går: för varje sida sparar vi ett tal per dag som ökar med ett. Vi sparar också vilken webbplats besöket kom ifrån, som enbart domännamn, till exempel google.com.

Vi sparar inte din IP-adress, ingen kaka, ingen uppgift om din webbläsare eller enhet, och inget som knyter ihop två sidor du besökt till ett och samma besök. Siffrorna går alltså inte att koppla till dig, och det finns inget att begära ut eller radera.

Klickar du på knappen för att boka ett möte med oss räknar vi klicket på samma sätt: ett tal per dag, utan kaka och utan något som knyter klicket till dig. Själva mötesbokningen sker hos en extern bokningstjänst som länken leder till. Det du fyller i där, som namn och e-postadress, tar tjänsten emot för vår räkning, och vi använder det bara för att boka, hålla och följa upp mötet. Vill du veta vilken tjänst det är, mejla kontakt@svarad.se.

Din Google Kalender

Ansluter du din Google Kalender använder vi behörigheten till exakt två saker:

• läsa när du är upptagen (ledig/upptagen-tider), så att receptionisten aldrig dubbelbokar,
• skriva in, ändra och ta bort de bokningar tjänsten själv skapar.

Vi läser aldrig innehållet i dina övriga kalenderhändelser, och kalenderdatan används aldrig för annonsering, profilering eller försäljning. Åtkomstnyckeln lagras krypterad, och du kan koppla från kalendern när som helst inne på din sida, då raderas nyckeln hos oss och återkallas hos Google.

Kopplar någon i ditt team sin egen Google Kalender via vår länk gäller samma sak för den personen: vi läser bara när personen är upptagen och skriver in de jobb som bokas på personen. För firmans kalender läser vi start- och sluttid för varje händelse, aldrig rubrik eller innehåll, så att vi kan räkna hur många i teamet som är lediga.

Svarads användning av information från Google-API:er följer Google API Services User Data Policy, inklusive kraven om begränsad användning (Limited Use).

Så skyddar vi uppgifterna

Kort sagt: allt som skickas mellan din webbläsare och oss är krypterat, ditt lösenord sparas i en form som inte går att läsa tillbaka, nyckeln till din kalender ligger krypterad, och dina uppgifter når bara du och den hos oss som behöver dem för driften.

• Dataminimering för kalenderdata: tjänsten hämtar endast ledig/upptagen-tider, aldrig innehållet i dina övriga händelser, och lagrar inga kopior av din kalender. De händelser tjänsten själv skapar är den enda kalenderdata som hanteras.
• Radering och återkallelse: kopplar du från kalendern raderas åtkomstnyckeln hos oss direkt, och vi ber samtidigt Google återkalla behörigheten, utom när samma Google-konto fortfarande används för en annan koppling hos oss. Skulle det anropet inte gå fram är nyckeln ändå borta hos oss, och du kan när som helst ta bort behörigheten själv i ditt Google-konto.
• Incidenter: misstänker vi att uppgifter röjts informerar vi berörda kunder utan onödigt dröjsmål och rapporterar enligt dataskyddsförordningen (GDPR).

AI-träning: data från Google-API:er, inklusive kalenderdata, används aldrig för att träna eller förbättra AI- eller maskininlärningsmodeller, vare sig våra egna eller tredje parts.

Så länge sparar vi

Ditt konto och det du fyllt i om företaget sparas så länge du är kund hos oss. Bokningar, ärenden, SMS-loggen, sammanfattningarna och samtalsjournalen sparas också så länge kontot finns. Transkripten från samtalen har vi i dag ingen bestämd tid efter vilken de raderas automatiskt: de ligger kvar så länge företaget finns hos oss, eftersom vi använder dem för att hitta fel och göra receptionisten bättre. Det receptionisten bekräftade under ett pågående samtal, alltså samtalets arbetsminne, raderas 24 timmar efter samtalet, och passerade lediga tider städas bort löpande. Hos leverantören för röst och språkmodell sparas ljudinspelningen och texten på samma villkor: tills vidare, utan bestämd raderingstid.

Uppgifterna från en mötesbokning sparar vi så länge de behövs för mötet och uppföljningen av det. Ber du oss ta bort dem gör vi det.

Avslutar du tjänsten och ber oss ta bort företaget raderar vi kontot, bokningarna, ärendena, SMS-loggen, sammanfattningarna och samtalsjournalen med transkripten i ett och samma steg. Vill du få ut eller radera uppgifter dessförinnan, mejla kontakt@svarad.se så hjälper vi dig. Vi svarar så snart vi kan, och dataskyddsförordningen ger dig rätt till svar inom en månad.

Fakturor och annat bokföringsunderlag måste vi spara i sju år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Det följer av bokföringslagen och gäller även sedan du avslutat tjänsten.

Uppgifterna om ditt konto och din verksamhet ligger i en databas inom EU. Samtalen, SMS:en, nummerregistreringen, betalningen och mejlen till dig hanteras av underleverantörer, och några av dem behandlar uppgifter utanför EU, i första hand i USA. Sådan överföring sker antingen med stöd av EU-kommissionens beslut om att mottagarlandet har en tillräcklig skyddsnivå, eller med EU:s standardavtalsklausuler, som är inskrivna i avtalet med leverantören. Flera leverantörer omfattas av båda, och då gäller kommissionens beslut i första hand och klausulerna som reserv. Vill du veta vilka leverantörer det gäller, eller få en kopia av skyddsåtgärderna, mejla kontakt@svarad.se så skickar vi dem.

Delning

Vi säljer inte uppgifter. Vi delar bara med de underleverantörer som krävs för att tjänsten ska fungera: telefoni och SMS, betalning, kalender, AI-tjänster för röst och text, karttjänster som hjälper receptionisten att tolka en adress som sägs i telefon, mejlutskick till dig, bokning av möten med oss, och drift av servrar och databas. Varje leverantör får bara det som behövs för sin uppgift. Vill du veta vilka leverantörer vi anlitar och var de behandlar uppgifterna, mejla kontakt@svarad.se så berättar vi.

Dina rättigheter

Dataskyddsförordningen ger dig rätt att bestämma över dina uppgifter. Mejla kontakt@svarad.se så hjälper vi dig. Vi kan behöva kontrollera vem du är innan vi lämnar ut eller ändrar något.

• Tillgång: du har rätt att få veta vilka uppgifter vi behandlar om dig och att få en kopia av dem.
• Rättelse: är något fel eller ofullständigt rättar vi det. Det mesta kan du ändra själv på din sida.
• Radering: du kan begära att vi raderar dina uppgifter. Vi tar bort det vi inte behöver behålla för att fullgöra avtalet med dig eller enligt lag, till exempel bokföringsunderlag. Har du ringt ett företag som använder tjänsten tar vi bort din bokning, ditt ärende och dina SMS, och vi söker igenom samtalstexten och notiserna efter ditt nummer och tar bort det vi hittar där. Sa du inte numret under samtalet kan vi behöva veta ungefär när du ringde för att hitta rätt samtal.
• Begränsning: du kan begära att vi slutar använda uppgifterna medan en fråga om dem utreds, till exempel om du anser att de är felaktiga.
• Dataportabilitet: de uppgifter du själv har lämnat till oss kan du få i ett vanligt filformat som går att flytta till någon annan.
• Invändning: du kan invända mot behandling som vi gör med stöd av berättigat intresse.
• Klagomål: är du inte nöjd med hur vi hanterar dina uppgifter kan du klaga till Integritetsskyddsmyndigheten, IMY, som är tillsynsmyndighet i Sverige. Du når dem på imy.se.

Har du ringt ett företag som använder Svarad och vill utöva dina rättigheter kring det samtalet, vänd dig till företaget du ringde. Det är de som bestämmer över uppgifterna från samtalet. Vi hjälper dem att göra det du begär.